1、電話一般控制在鈴響三聲之內接聽。否則,被認為失禮,應向對方致歉。商務電話應對時,第一句話當自報單位名稱或所屬部門,不論內線或外線,應一律用統一的客套話應答。
2、接聽電話時,在不明白對方是誰的情況下應主動詢問對方所屬單位或部門,以便利被指名來接聽電話的人。
3、接聽電話時,左手拿聽筒,右手準備備忘錄。因此,在電話旁,要事先準備好隨時會用到的紙和筆,并依照3W原則記錄,即WHEN(什么時間)、WHO(對象是誰)、WHAT(什么事)。電話記錄既要簡潔又要完備。
4、如果對方要找的人不在,要試著詢問對方有無重要事情,或者試著了解對方來電的目的,再看情況決定處理的方式。
5、打電話時,應禮貌地問請問你現在有空嗎?我可不可以請教你幾個問題?或者對不起,現在和您談話方便嗎?
6、聽不清楚對方說話內容時應確切地將情況告訴對方,并請對方改善,如聽筒好象有問題,聽不太清楚,可不可以大聲點?
7、掛電話前的禮貌應對也不可忽視,確定對方已掛電話后才能放下聽筒,并且一定要親切、禮貌地對待來電的對方。
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